Processo do

Abstract

Resumo: É fato incontestável que os pagamentos, via eletrônica, devam substituir o sistema manual tradicional porque isso irá evitar possibilidades de erros e fraudes, com programações diárias e automáticas, ratificadas ou retificadas por procuradores. O Departamento de compras deve ser criterioso e prudente na contratação de seus fornecedores, prestadores de serviços e aquisição de matéria-prima, para se tornar um departamento eficiente e eficaz, que busque soluções positivas gerando, assim, garantias de sobrevivência da empresa no mercado. É fundamental para uma empresa de grande porte que todas as suas áreas estejam interligadas e sincronizadas em suas tarefas diárias e, que repasse a responsabilidade de abertura de ordem de compras e as negociações diretamente para a área de compras. A conscientização dessa interface pelas áreas envolvidas no processo de pagamentos deve ser constante; pois toda a documentação é passível de auditoria interna e externa. A distorção de dados repassados, via sistema, para o setor de Contas a pagar deixa a empresa vulnerável, em situação de multas municipais, estaduais e federais, no tocante aos impostos recolhidos a menor, por falhas na entrada de nota fiscal. É importante para a empresa que todas as obrigações financeiras sejam pagas pontualmente, evitando protestos por parte dos fornecedores que negociaram seus títulos e, por algum motivo, o setor de Contas a pagar não foi comunicado e o pagamento foi efetivado via depósito, descartando o boleto bancário. Este é um exemplo da importância das informações exatas via fax ou e-mail, dos pagamentos creditados diariamente. Pode-se citar como um dos pontos forte do setor Contas a pagar, além do processo de pagamentos via eletrônica, o desconto das notas fiscais de devolução, que inibe pagamentos a maior na nota fiscal de origem. Outro fator importante é a baixa dos adiantamentos que devem ser finalizados antes dos processos de pagamentos, evitando-se assim, que a nota fiscal originária seja paga indevidamente. É relevante que o fechamento mensal do Contas a pagar seja elaborado de forma segura e acompanhado por especialista da área, por se tratar de emissão e conferências dos saldos das contas contábeis, os quais finalizarão os centros de custos envolvidos no processo de pagamentos. Esses relatórios irão auxiliar o setor de exportação e importação para os acertos e a contabilidade quando do fechamento geral