Projeto de digitalização do arquivo inativo da Escola Municipal Jorge Amado no municipio de Foz do Iguaçu

Abstract

Resumo: Qualquer empresa seja publica ou privada depende do uso frequente de documentos, seja de papel ou documento digital, pois é um elemento importante para a o gerenciamento e para o funcionamento de uma instituição. A produção documental é realizada diariamente com o intuito de executar os deveres diversos da instituição, pois sua disposição compreende em satisfazer as necessidades de domínio de informações e tarefas imediatas. A digitalização de documentos é o processo de conversão ou transformação de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos. É indicado para empresas que possuem documentos e que precisam ser consultados e gerenciados de forma rápida e organizada. A produção de documentos na Escola Municipal Jorge Amado no Município de Foz do Iguaçu é de extrema importância para manter a documentação dos alunos atualizadas e corretas, se tornando fundamental para realizar os processos de digitalização desses documentos. Para justificar o presente trabalho, pode-se demonstrar a necessidades da instituição, nesse caso, é a Escola Municipal Jorge Amado em organizar toda a documentação guardada em arquivo inativo com o intuito de garantir a preservação dos documentos existentes, economizando espaço, melhorando a agilidade na consulta, facilitando o acesso, a distribuição de informações e consequentemente aumentando a segurança da informação. A digitalização de documentos se tornou uma ferramenta essencial ao acesso e compartilhamento de informação, contribuindo para a preservação, restringindo o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de fornecer acesso local, remoto e ainda simultâneo aos seus representantes digitais como os documentos escolares, objeto desta recomendação. A utilização de um processo de digitalização implica em seguir alguns princípios da arquivologia, e ainda realizar o cumprimento das atividades relacionadas ao processo, sendo a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos documentos digitais.