A relevância do mapeamento de processos de trabalho : um estudo de caso do Departamento de Aquisições e Logística do MP/PR

Abstract

Resumo : O tema processos de trabalho é intrínseco à Administração de Empresas, pois para planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar é necessário saber como as coisas são feitas dentro de uma organização. Sendo que, o processo de trabalho é o conjunto de ações necessário para a geração do produto/serviço desejado pelo cliente. O Mapeamento de Processos descreve a situação atual da empresa, as informações dos processos de trabalho são levantadas e analisada as suas particularidades e a sua lógica de funcionamento. Com o mapeamento é possível visualizar como o trabalho é realizado, ampliando o foco de atividades isoladas para o processo como um todo. O Mapeamento de Processos pode ser realizado com diferentes ferramentas e com base em diferentes metodologias. O objetivo do presente trabalho é verificar a necessidade da realização do Mapeamento de Processos no Departamento de Aquisições e Logística do Ministério Público do Estado do Paraná, considerando que a referida instituição tem entre seus objetivos estratégicos a gestão dos processos de trabalho, bem como, aderiu ao Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização (GesPública) que também prioriza tal questão. Foi realizado um estudo de caso do departamento mediante a realização de entrevistas em profundidade com 6 pessoas de um universo de 37 servidores de carreira de diferentes divisões e localidades. As entrevistas focaram-se basicamente em compreender 3 questões, a saber: o grau de organização de trabalho existente no departamento, quais os benefícios do mapeamento de processos e quais as dificuldades para sua realização. Tendo em vista a situação descrita e os benefícios percebidos pelos integrantes do setor, propõe-se a realização do mapeamento dos processos de trabalho desta unidade nas seguintes etapas: detalhamento dos processos organizacionais, desenho dos fluxogramas e validação dos processos mapeados. Entretanto, é primordial que após a descrição dos fluxos de trabalho, o departamento trabalhe no sentido de melhorá-los, analisando onde há gargalos e pontos críticos, realizando a gestão destes processos. Mediante o conhecimento dos processos é possível planejar melhor a distribuição de trabalho e consequentemente de pessoal; é possível elaborar normativos, que facilitariam o treinamento e o desenvolvimento da equipe de trabalho; é possível implantar novas técnicas gerenciais e operacionais, bem como, reduzir custos com retrabalhos, reduzir prazos, maximizar a utilização dos recursos, entre outros. O Mapeamento permite, portanto, maximizar a habilidade de satisfazer e exceder os requisitos dos clientes, alcançar o resultado esperado de maneira mais simples e pelo menor custo, aumentar a capacidade do processo de atender as mudanças das necessidades dos clientes e do negócio, sem reduzir a efetividade e a eficiência do processo.