Orientação estratégica do setor de compras de uma empresa do sistema S

Abstract

Resumo: O presente artigo tem como objetivo apresentar o setor de compras de uma empresa pertencente ao Sistema S, com foco na implantação de um processo de compras digital a fim de tornar a área mais estratégica e menos operacional. A pesquisa foi realizada por meio da observação in loco de forma exploratória e qualitativa mapeando os processos e identificando o gargalo existente no setor, sendo este relacionado à impressão de papéis para coleta de assinaturas e aprovações de todos os processos de compras. Inicialmente, foi realizado o fluxograma das atividades a fim de elucidar o funcionamento do setor de compras e, na sequência, aplicado conceitos do lean office, como o mapeamento do fluxo de valor atual por meio do Value Stream Mapping (VSM), identificando as etapas, fluxo de informações e tempo dispendido do processo. A partir dessa análise, foram identificadas as principais ineficiências operacionais e proposto um VSM futuro, considerando a eliminação da impressão de papéis e a implementação de um processo de compras digital. Foram levantadas soluções tecnológicas adequadas, como sistemas de gestão de compras, assinaturas eletrônicas e plataformas de gestão de documentos, visando otimizar o fluxo de trabalho, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional. A implantação do processo de compras digital envolveu a participação de várias áreas e setores da organização. Após a implementação do processo de compras digital, espera-se obter benefícios significativos, como a redução do uso de papel, eliminação de desperdícios, agilidade nas aprovações e maior rastreabilidade de documentos. Além disso, espera-se promover uma cultura de melhoria contínua e alinhar o setor de compras com as demandas do mercado atual.

Abstract: The present article aims to present the purchasing department of a company elonging to the Sistema S, focusing on the implementation of a digital procurement process in order to make the area more strategic and less operational. The research was conducted through exploratory and qualitative on-site observation, mapping the processes and identifying the existing bottleneck in the department, which is related to the printing of papers for collecting signatures and approvals for all purchasing processes. Initially, the activities' flowchart was created to elucidate the functioning of the purchasing department, followed by the application of Lean Office concepts, such as mapping the current value stream using Value Stream Mapping (VSM). This helped identify the stages, flow of information, and time spent on the process. Based on this analysis, the main operational inefficiencies were identified, and a future VSM was proposed, considering the elimination of paper printing and the implementation of a digital procurement process. Appropriate technological solutions were explored, such as procurement management systems, electronic signatures, and document management platforms, with the aim of optimizing workflow, reducing costs, and increasing operational efficiency. The implementation of the digital procurement process involved the participation of various areas and sectors within the organization. After the implementation of the digital procurement process, significant benefits are expected, such as a reduction in paper usage, elimination of waste, faster approvals, and improved document traceability. Additionally, the aim is to promote a culture of continuous improvement and align the purchasing department with current market demands.