A importância da identificação de riscos na gestão de materiais das universidades federais brasileiras : diagnóstico e percepção dos gestores públicos

Abstract

Resumo: As universidades federais oferecem ensino gratuito, sendo essencial que as mesmas otimizem seus recursos para oferecer uma formação universitária de qualidade assentada no tripé Ensino, Pesquisa e Extensão. A gestão de uma universidade é complexa, por envolver muitos setores que demandam materiais, sendo essencial uma gestão eficiente de seus estoques. Frente a isso, o objetivo geral desta pesquisa é averiguar os recursos oferecidos pelo sistema de gestão de materiais para planejamento e controle de estoques nas universidades brasileiras com vistas a detectar as carências apresentadas e propor melhorias em tal sistema. Para tal, aplicou-se um questionário junto a 69 universidades federais brasileiras, obtendo-se um retorno de 28 delas. Após o término da pesquisa observou-se que embora nenhuma das respondentes tenha conseguido implementar até o momento o SIADS, sistema proposto pelo Governo para gerir o Executivo Federal, 92,9 % delas possui um sistema de gestão de materiais para planejamento e controle de seus estoques. Verificou-se que 96% delas fazem inventário anual dos estoques de material de consumo para confrontar as informações prestadas nos relatórios, com os estoques físicos, condição de armazenamento e disposição dos materiais e realizar possíveis ajustes e correções dentro do ano fiscal, caso haja inconsistências. Além disso, constatou-se a importância de fazer a gestão de materiais nas universidades federais com vistas ao planejamento e controle dos estoques, uma condição importante para a otimização dos recursos públicos investidos na educação superior. Para isso, observou-se ser essencial implementar sistemas que tragam como retorno, as informações essenciais para o controle efetivo dos estoques, tais como: previsão de demanda, se há consumo fora do padrão, a validade dos materiais, o lote dos materiais estocados, informações para RMA, dados da curva ABC, estoques mínimos e máximos, pontos de ressuprimento, estorno de entradas e saídas, gerenciamento de usuários e níveis de acesso, cadastro de depósitos menores e transferências entre depósitos. Observou-se discrepâncias nas respostas dos gestores do sistema de controle de estoques das universidades federais, na avaliação das variáveis sobre retorno de informações no sistema adotado pelas instituições, entretanto, a causa, verifica-se uma subutilização dos recursos oferecidos pelos sistemas utilizados, abrindo espaço para um aprofundamento da pesquisa.

Abstract: Federal universities offer free education, and it is essential that they optimize their resources to offer quality university education based on the tripod Teaching, Research and Extension. The management of a university is complex, as it involves many sectors that demand materials, and an efficient management of their stocks is essential. In view of this, the general objective of this research is to investigate the resources offered by the materials management system for planning and stock control in Brazilian universities in order to detect the deficiencies presented and propose improvements in such a system. To this end, a questionnaire was applied to 69 Brazilian federal universities, obtaining a return from 28 of them. After the end of the research, it was observed that although none of the respondents has been able to implement the SIADS, a system proposed by the Government to manage the Federal Executive, so far, 92.9% of them have a materials management system for planning and controlling their stocks. It was found that 96% of them carry out an annual inventory of the inventories of consumables to compare the information provided in the reports with the physical stocks, storage condition and disposition of the materials and make possible adjustments and corrections within the fiscal year, in case there are inconsistencies. In addition, it was found the importance of managing materials in federal universities with a view to planning and controlling stocks, an important condition for the optimization of public resources invested in higher education. For this, it was observed that it is essential to implement systems that bring as a return, the essential information for the effective control of stocks, such as: demand forecast, if there is non-standard consumption, the validity of the materials, the batch of stocked materials, information for RMA, ABC curve data, minimum and maximum stocks, resupply points, reversal of entries and exits, management of users and access levels, registration of smaller warehouses and transfers between warehouses. Discrepancies were observed in the responses of the managers of the inventory control system of the federal universities, in the evaluation of the variables on the return of information in the system adopted by the institutions, however, the cause, there is an underutilization of the resources offered by the systems used, opening space for further research.