Estudo do GED - gerenciamento eletrônico de documentos no âmbito organizacional

Abstract

Resumo: Numa sociedade globalizada, onde a transcrição de documentos, contabilização de operações de comércios e financeiras é crescente, faz-se necessário encontrar formas de registro que atenda a necessidade para consulta, estudo e prova de documentos nas organizações. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um recurso que pode organizar esse acervo, visando eliminar acúmulo de papel (temporários e inativos) e aperfeiçoar a consulta, incorporando aos avanços tecnológicos. Pretendese nesse trabalho investigar a aplicabilidade da GED nas empresas, bem como a redução de custos com essa modalidade de armazenamento referente à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Deve-se atentar aos métodos utilizados que não adulterem esse material, gerenciando o ciclo de vida das informações, desde a sua criação até seu arquivamento. A implantação dessa ferramenta é desafiadora no tocante ao preparo, digitalização e indexação de papéis que muitas vezes estão desgastados, necessitando de um bom planejamento e rotinas, como software, scanner, treinamento de pessoas, avaliação do passivo, cronograma, projeto piloto e análise dos resultados. Dois estudos de casos são apresentados e analisados. Como resultado, um fluxograma genérico foi elaborado e as considerações finais fundamentadas, dentre estas algumas das vantagens do GED: economia com papel, redução do espaço físico interno nas empresas, facilidade na consulta, aumento na integridade do arquivo além de fácil manutenção e backup do acervo para evitar possíveis perdas.