Propostas de melhorias para o setor de compras de uma empresa de pequeno porte a partir da aplicação de práticas do lean office

Abstract

Resumo: Ao longo dos anos, as empresas foram sendo transformadas pelo fator tecnológico, tornando seus processos cada vez mais ágeis, eficientes e inovadores. É nesse cenário que as empresas de pequeno porte operam, buscando, antes de tudo, permanecerem competitivas no mercado. Eliminar os desperdícios das atividades administrativas é uma excelente maneira de aumentar a competitividade e a margem de lucro das empresas, no entanto, o pouco conhecimento das empresas acerca de seus procedimentos administrativos acabam complicando a identificação e a eliminação das atividades que não agregam Valor. Nesse contexto, o presente trabalho buscou identificar os desperdícios nos processos do setor de compras de uma empresa de pequeno porte, do segmento de prestação de serviços de manutenção industrial e engenharia, visando propor soluções de melhoria, por meio das práticas relativas ao Lean Office. Para isso, inicialmente, foi realizado uma revisão de literatura referente ao Lean, Lean Office e Mapeamento de Processos. O procedimento utilizado na presente pesquisa foi o Estudo de Caso, fundamentando se em três fontes de evidências: observação participante, entrevista e análise documental, que mostraram-se essenciais para o mapeamento de processos do setor de compras, para tanto, foi utilizado o software Bizagi e a notação BPMN. Por meio das fontes de evidência e o mapeamento de processos foi possível realizar a identificação de desperdícios nos processos do setor de compras, bem como classificá-los conforme os sete desperdícios Lean. Por fim, foi sugerido propostas de melhorias, visando otimizar o setor de compras da empresa. Concluiu-se que, caso as propostas sugeridas no presente trabalho forem implementadas no setor de compras, poderão proporcionar a redução no tempo do processo de compras, reduzir o tempo de prestação de seus serviços, reduzir os gastos com a compra de insumos, aumentar a lucratividade e competitividade da empresa

Abstract: Over the years, companies have been transformed by the technological factor, making their processes increasingly agile, efficient and innovative. It is in this scenario that small companies operate, seeking, above all, to remain competitive in the market. Eliminating waste from administrative activities is an excellent way to increase the competitiveness and profit margin of companies, however, the lack of knowledge of companies about their administrative procedures end up complicating the identification and elimination of activities that do not add value. In this context, the present work sought to identify waste in the processes of the purchasing department of a small company, in the segment of industrial maintenance and engineering services, aiming to propose improvement solutions, through practices related to Lean Office. For this, initially, a literature review was carried out regarding Lean, Lean Office and Process Mapping. The procedure used in the present research was the Case Study, based on three sources of evidence: participant observation, interview and document analysis, which proved to be essential for the mapping of processes in the purchasing department. Bizagi software and BPMN notation. Through the sources of evidence and the mapping of processes, it was possible to identify waste in the processes of the purchasing department, as well as classify them according to the seven Lean wastes. Finally, proposals for improvements were suggested, aiming to optimize the company's purchasing department. It was concluded that, if the proposals suggested in the present work are implemented in the purchasing department, they may provide a reduction in the time of the purchasing process, reduce the time of provision of their services, reduce xpenses with the purchase of inputs, increase the company's profitability and competitiveness