Gestão do conhecimento aplicada ao gerenciamento de riscos em portfólio de projetos : um estudo investigativo

Abstract

Resumo: As organizações, a fim de obterem vantagens competitivas, gerenciam uma gama de diferentes projetos, programas ou operações. Quando estes componentes estão alinhados com os objetivos estratégicos, via uma gestão de portfólio eficaz, é possível otimizar os recursos para o alcance de um novo estado desejado. Neste contexto a gestão dos riscos (positivos ou negativos) é fundamental para se obter o sucesso. No entanto, gerenciar riscos é uma tarefa complexa e dentre as ferramentas que apoiam de forma eficaz este processo estão práticas de Gestão do Conhecimento (GC). O objetivo deste estudo é analisar a aplicação da GC no Gerenciamento de Riscos em Portfólio de Projetos (GRPP). A partir de uma revisão da literatura, onde foram considerados artigos científicos, identificou-se as melhores práticas, barreiras e aspectos comportamentais que influenciam favoravelmente a aplicação da GC no GRPP. Para verificar este resultado aplicou-se um questionário, junto a profissionais com experiência em gestão de projeto e portfólio de projetos, do qual obteve-se 109 respostas válidas. Entre os respondentes foram selecionados seis profissionais, de diferentes ramos de atuação, que foram entrevistados com o objetivo de aprofundar o conhecimento sobre o tema. Como resultado, práticas como equipes multidisciplinares, encorajar a cultura de partilha do conhecimento, o aprendizado contínuo, particularmente em relação ao uso das lições aprendidas, o mapeamento do conhecimento e identificação de experts se mostraram relevantes, na opinião dos respondentes da pesquisa. Mapear o contexto do principal stakeholder e reuniões de projeto foram duas práticas que emergiram das entrevistas, mas não haviam sido identificadas na revisão da literatura. A percepção de que há ganho pessoal relevante (relevância) e a confiança foram as influências positivas mais pontuadas no questionário. Já para os entrevistados, a confiança é a base de todo o processo e o reconhecimento é um motivador importante, apesar de não existir formalmente para este fim em grande parte das organizações. Em relação às barreiras, as questões organizacionais receberam destaque, como culturas organizacionais que não incentivam o compartilhamento do conhecimento. Além disso, a falta de apoio dos gestores, tanto a nível estratégico quanto tático, foi apontado pelos entrevistados como uma das principais barreiras. Este estudo confirma a importância de práticas de GC como fator de sucesso das estratégias de GRPP, no entanto, observa-se que as iniciativas neste sentido ainda são poucas e muitas vezes centradas na experiência pessoal dos gestores. Cabe à organização, e seus gestores, promover um ambiente propício para que iniciativas de GC, voltadas ao GRPP, sejam implementadas e atinjam o seu pleno potencial.

Abstract: Organizations, in order to gain competitive advantage, manage a range of projects, programs or operations. When these components are aligned with the organization's strategic objectives through an effective portfolio management, it is possible to optimize the resources to reach a new desired state. In this context, risk management (positive or negative) is the key to success. However, managing risks is a complex task that requires several tools to support this process and Knowledge Management practices are among them. The objective of this study is to analyse the application of Knowledge Management (KM) in Project Portfolio Risk Management (PPRM). Through literature review, the best practices, barriers and behavioural aspects that favoured the application of KM in the PPRM were identified. The results have been verified by survey questionnaire conducted among project and portfolio management (109 valid answers). Six participants, from different corporate sectors, have been selected to an interview, focus on deepening subject knowledge. Practices such as multidisciplinary teams, encouraging a knowledge-sharing culture, continuous learning, particularly in relation to the use of lessons learned, knowledge mapping and "hard-tagging" experts have proved to be relevant according to respondents' opinion. Mapping the main stakeholder context and project meetings were practices that emerged from the interviews but had not been identified in the literature review. Perceptions of personal gains (relevance) and the trust were the positive influences got the highest score in the questionnaire. For the interviewees, trust is the basis of the whole process and recognition is an important motivator, although it does not exist formally, for this purpose, in most organizations. Regarding the barriers, organizational issues have been highlighted as, organizational cultures that do not encourage a knowledge-sharing. In addition, the lack of support from managers, both strategically and tactically, was pointed out by the interviewees as one of the main barriers. This study has confirmed the importance of KM practices as a success factor of PPRM strategies. Though, it was observed that the initiatives in KM are still few and often centred on the personal experience of managers. The organization and its managers have the responsibility to create an enabling environment for KM initiatives applied to PPRM to be implemented and reach their full potential.