Gestão das fases preliminar e interna do processo licitatório de edificações em instituições públicas sob o enfoque do PMBOK.

Abstract

Resumo: Em uma estrutura organizacional burocrática e complexa e com tantos problemas, como o setor público, engenheiros servidores de instituições públicas têm que assumir o papel de gerentes de projetos. Além disso, as edificações públicas, em geral, são caracterizadas pela ineficiência no uso dos recursos públicos, com constantes atrasos na entrega das obras, na extrapolação de valores, em superfaturamentos e na má qualidade do produto final. Esta ineficiência pode ser causada, entre outros fatores, pela falta de planejamento das fases preliminar e interna do processo licitatório de edificações públicas, não existindo ecanismos que auxiliem os gestores e todos os interessados de forma eficiente para integrar as informações necessárias. Esta pesquisa tem como objetivo principal propor um sequenciamento de atividades para estruturar e gerenciar os processos das atividades relativas às fases preliminar e interna do processo licitatório de edificações em instituições públicas sob o enfoque do PMBOK®. A estratégia de pesquisa adotada foi o estudo de campo, para estudar como ocorrem as atividades das referidas fases, tomando-se como exemplo do estudo o campus Joinville do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Santa atarina (IF-SC), Brasil. A condução do estudo de campo foi de ordem exploratória, através da aplicação de questionário, da análise de documentos e da observação participante como fontes de evidências na coleta de dados. Foi realizada a triangulação com o cruzamento dos dados através das fontes de evidências, sendo que o cruzamento de duas informações coincidentes permitiu a sua validação. Como principais resultados do estudo de campo realizado no IF-SC verificou-se que essa instituição não utiliza um método formal e completo de gestão e praticamente não realiza atividades de planejamento durante a fase interna da licitação na contratação de empresas para construção de obras públicas. Outro método utilizado foi o Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV) da Mentalidade Enxuta, adaptado para ambientes administrativos, utilizando-se como exemplo o estudo de campo realizado no IF-SC, avaliando sua utilidade na localização dos desperdícios durante a realização das atividades. Diversos retrabalhos, desperdícios e esperas foram observados. Para a montagem do sequenciamento de atividades foi utilizado o referencial teórico desta pesquisa, principalmente as práticas da metodologia em gerenciamento de projetos (PMBOK®), a Lei de Licitações, o MFV e os principais aspectos do estudo de campo realizado no IF-SC. O sequenciamento irá proporcionar ao gerente de projeto maior transparência e padronização das atividades relativas às fases preliminar e interna do processo licitatório visando um melhor planejamento dessas fases, para que não ocorram problemas durante a execução da obra. Muitas das ferramentas sugeridas na execução dos processos são das técnicas de gerenciamento de projetos e podem ser capazes de auxiliar na estruturação das atividades. O MFV aplicado às fases preliminar e interna do processo licitatório no IF-SC apresentou significativo potencial de aplicação, como ferramenta para identificação de desperdícios, possibilitando o planejamento da aplicação dos conceitos e ferramentas da Mentalidade Enxuta com o objetivo de torná-la mais eficiente e produtiva.

Abstract: In a bureaucratic and complex organizational structure with so many problems, such as the public sector, engineers which work in public institutes have to assume the roles of project managers. Moreover, public buildings are usually characterized by the inefficient use of public resources, with constant delays in the delivery of works, extrapolation of values, overbillings and poor quality of the final product. This inefficiency can be caused, among other factors, by lack of planning of preliminary and i ternal phases of the bidding process for government buildings; furthermore, there are no mechanisms to help managers and all stakeholders to efficiently integrate the necessary information. This research has as its main object to propose a sequence of activities in order to structure and to manage the process of the preliminary and internal phases of the bidding process for public buildings, under the focus of the PMBOK®. The adopted research strategy was the study field, using as example the Joinville campus of the Federal Institute of Education, Science and Technology of Santa Catarina State (IF-SC), Brazil. Questionnaires were used, as well as analysis of documents and participant observation as sources of evidence in data collection. Crossing triangulation of data across sources of evidence was accomplished, with the intersection of two overlapping information, allowing its validation. As the main result of the research, it was found that the Institute does not use a formal and complete management method and hardly performs planning activities during the internal phase of bidding for the public works construction. Another method used was Value Stream Mapping (VSM) of Lean Thinking, adapted for office environments, assessing its utility in the location of waste during the activities. A great amount of reworks, wastages and delays was observed. To assemble the sequence of activities the theoretical framework of this research was use , especially the practice of the Project Manager Methodology (PMBOK®). The sequence of activities will guide the project manager to a greater transparency and to the standardization of activities, so that no problems occur during the execution of work. The VSM showed significant potential for application as a tool to identify waste, therefore planning and implementing concepts and tools of Lean Thinking are useful in order to make the process more efficient and productive.