A gestão da informação como suporte ao processo de tomada de decisão em uma instituição pública de ensino superior : um estudo de caso

Abstract

Resumo: A proposta de pesquisa delineada tem como objeto demonstrar como as Instituições Públicas de Ensino Superior realizam a Gestão da Informação para suportar o processo de tomada de decisão. Para atender os objetivos da pesquisa, este estudo foi caracterizado quanto ao seu objetivo como pesquisa exploratória e descritiva, com abordagem quali-quantitativa. Utilizando como procedimento técnico o "estudo de caso" simples por ser procedimento que estabelece métodos exaustivos, permitindo que se conheça de maneira ampla e detalhada, o fenômeno estudado. Como população foi utilizada a Universidade Federal do Paraná, tendo como amostra os ocupantes de cargos de chefia de três Pró-Reitorias. Como instrumentos de pesquisa foram utilizados o questionário e a entrevista semi-estruturada, a etapa de análise de dados possibilitou organizar e sumariar os dados. Foram obtidos os seguintes resultados: se a gestão da informação praticada na Instituição suporta o processo decisório, ficou evidente que o gerenciamento da nformação é composto por vários procedimentos que se assemelham e se complementam. Nas unidades estudadas, que se encontram localizadas no nível tático da Instituição, existem recursos informacionais em fontes impressas, arquivos e bases de dados, sendo que a determinação da necessidade de informação é executada de acordo com o assunto e a situação ocorrida. Essa percepção, satisfação e identificação para quem são dirigidas as informações, ocorre de maneira rápida, cumprindo o principal objetivo de um sistema de informações que é o de atender às necessidades dos usuários. Foi constatado que não há uma filtragem das informações, o que poderia proporcionar a redução das incertezas e a retirada de informações duplicadas. Constatou-se que as mesmas encontram-se dispersas e muitas vezes dependem da boa vontade das pessoas de fornecê-las. O processo decisório esta estruturado da seguinte forma: a identificação da necessidade de decisão está relacionada à prevenção da ocorrência de problema com a portunidade de melhorar alguma situação, com a resolução de problemas. Identificar o problema consiste na delimitação e reconhecimento de suas características e limites. No processo a quantificação e o dimensionamento do problema ou situação são geradas alternativas diferenciadas, bem descritas e critérios de desempenho para cada uma delas. A Instituição possui um processo decisório colegial, por fim, as unidades pesquisadas encontram-se em pleno funcionamento quanto ao seu processo de tomada de decisão, porém a melhora no processo de gestão da informação traria benefícios e maior agilidade às rotinas executadas.

Abstract: The research proposal outlined object is to demonstrate how the Public Institutions of Higher Education held the Information Management to support the process of decision making. To meet the research objectives, this study was characterized as to its purpose as exploratory and descriptive study, qualitative and quantitative. Using as the technical procedure "case study" because it is simple procedure that rovides comprehensive methods, allowing them to learn in a broad and comprehensive, this phenomenon. Population was used as the Federal University of Parana, and a sample of the occupants of leadership positions in three Pro-Rectors. The research tools used were a questionnaire and semi-structured interview, the stage of data analysis helped organize and summarize the data. We obtained the following results: if the information management practiced in the institution supports the decision making process, it became apparent that information management is composed of several procedures that are similar and omplementary. At the units, which are located at the tactical level of the institution, there are information resources in printed sources, archives and databases, and determining the need for information is performed according to the subject and the situation that occurred. This perception, satisfaction and identification for whom they are directed to information occurs quickly, fulfilling the main objective of an information system that is to meet the needs of users. It was noted that there is no filtering of information, which could provide reduction of uncertainties and removing duplicate information. It was found that they are dispersed and often depend on the willingness of people to provide them. The decision process is structured as follows: identifying the need for a decision is related to the prevention of problem with the opportunity to improve some situation, to solve problems. Identify the problem is the demarcation and recognition of their features and limitations. In the process quantification and sizing of the problem or situation are different alternatives generated, well described and performance criteria for each. The institution has a collegial decision-making process, finally, the units surveyed are fully operational as to its decision-making process, but the mprovement in the process of information management would bring benefits and greater flexibility to the routines performed.