A gestão da informação em processos empresariais nos contextos de aplicação do lean office

Abstract

Resumo : O Lean Office (Escritório Enxuto) é a aplicação dos princípios do Lean Thinking (Pensamento Enxuto) em ambientes administrativos, pautada pela eliminação de desperdícios e busca de melhoria contínua. Os processos administrativos são essenciais para o funcionamento das organizações e constituem o principal objeto do Lean Office. A informação é um recurso estratégico para o funcionamento dos processos e a consecução dos objetivos empresariais. Portanto, o Lean Office implica em intervir nos processos e nos fluxos de informação, e os efeitos dele se propagam em todos os níveis organizacionais. Neste contexto, esta pesquisa objetiva analisar a abordagem da gestão da informação em processos empresariais, no âmbito da pesquisa científica sobre a aplicação do Lean Office. Para tanto, investiga indicadores e desenvolve conceitos relacionados à gestão da informação, a partir da exploração de 35 pesquisas sobre a aplicação do Lean Office, ocorridas entre os anos de 2002 a 2017, classificadas como estudo de caso, pesquisa participante e pesquisa-ação, e disponíveis na Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações (BDTD) do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), nos portais Periódicos Capes, EbscoHost e ProQuest, e nas bases de dados Scopus, Emerald Insight e Web of Science. Desta maneira, consiste em um estudo teórico, descritivo e com abordagem qualitativa. Aplica a técnica de codificação do método da Teoria Fundamentada nos Dados (TFD) nos procedimentos de coleta e análise de dados e utiliza o software ATLAS.ti como recurso que suporta o tratamento dos dados e o desenvolvimento dos diagramas conceituais. Define um rol de 95 conceitos que representam eventos, ações e interações pertinentes à gestão da informação, e desenvolve 34 categorias de análise em relação aos contextos anterior e posterior à aplicação do Lean Office. Identifica que as principais características da gestão da informação, antes da aplicação do Lean Office, estão relacionadas ao uso do papel, fluxos manuais, excesso de informações, baixa qualidade das informações, rupturas nos fluxos de informação, restrições de acesso e baixa utilização de sistemas informatizados. Em contraposição, verifica que a gestão da informação, após a aplicação do Lean Office, se caracteriza principalmente pela minimização do uso do papel, fluxos eletrônicos, garantia de qualidade das informações, eliminação de barreiras e interrupções nos fluxos de informação, facilitação do acesso às informações e maximização da utilização de sistemas informatizados. Assim, no âmbito da pesquisa científica sobre a aplicação do Lean Office, as informações são gerenciadas em uma estrutura que privilegia a otimização do fluxo de informação, por meio da obtenção, qualidade e organização da informação, do acesso à informação e do uso das tecnologias de informação e comunicação. Palavras-chave: Gestão da informação. Fluxo de informação. Escritório enxuto. Pensamento enxuto. Processos empresariais.

Abstract : Lean Office is the application of the principles of Lean Thinking in administrative environments, guided by the elimination of waste and continuous improvement. Administrative processes are essential to the functioning of organizations and are the primary target of the Lean Office. Information is a strategic resource for the operation of processes and the achievement of business objectives. Therefore, the Lean Office implies intervening in processes and information flows and the effects are propagated at all organizational levels. In this context, this research aims to analyze the approach to information management in business processes, in the scope of scientific research on the application of Lean Office. To do so, it investigates indicators and develops concepts related to information management from the exploration of 35 researches on the application of Lean Office that occurred between the years of 2002 to 2017. These researches are classified as case study, participant research and action-research and they are available at Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações (BDTD) of Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), Capes Periodicals, EbscoHost and ProQuest portals, and the Scopus, Emerald Insight and Web of Science databases. In this way, it consists of a theoretical, descriptive study with a qualitative approach. It applies the coding technique of the Grounded Theory method in the data gathering and analysis procedures and uses the ATLAS.ti software as a resource that supports the data treatment and the development of the conceptual diagrams. It defines a set of 95 concepts that represent events, actions and interactions pertinent to information management and develops 34 categories of analysis in relation to contexts before and after the implementation of the Lean Office. It identifies that the main characteristics of information management, prior to the application of the Lean Office, are related to the use of paper, manual flows, excessive information, poor information quality, ruptures in information flows, access restrictions and low information system utilization. In contrast, after the implementation of the Lean Office, information management is characterized mainly by minimizing the use of paper, electronic flows, ensuring quality of information, eliminating barriers and interruptions in information flows, facilitating access to information and maximization of the use of computerized systems. Thus, in the scope of scientific research on the application of Lean Office, the information is managed in a structure that privileges the optimization of the information flow through the obtaining, quality and organization of information, access to information and the use of information and communication technologies. Keywords: Information management. Information flow. Lean Office. Lean Thinking Business process.