Gestão de documentos e arquivos na Prefeitura Municipal de Colombo

Abstract

Resumo : O presente projeto teve como proposta realizar as adequações necessárias no Departamento de Arquivo Municipal da Prefeitura Municipal de Colombo objetivando a gestão de documentos e arquivo na entidade através da estruturação e organização do Departamento afim de que este possa dar cumprimento às suas atividades específicas, em conformidade com a Constituição Federal, Lei de Arquivos e com a Lei de Acesso à Informação. Antes de elaborar a proposta técnica foi realizado um diagnostico da condição atual do Arquivo Municipal, sua localização, o espaço físico, bem como uma pesquisa quanto às leis e decretos municipais existentes para a preservação de documentos e acesso à informação. Foram realizadas entrevistas com os funcionários de três secretarias e visitas in loco para averiguar as condições dos documentos arquivados bem como avaliar os procedimentos de arquivo praticados pelos técnicos administrativos. A proposta técnica contempla: Diagnóstico aprofundado dos documentos produzidos e arquivados na instituição; Elaboração de normas e procedimentos técnicos de Gestão de Documentos e Arquivos na Prefeitura Municipal de Colombo; Reestruturação do Departamento de Arquivo e, implantação de um sistema informatizado de Gestão de Documentos e Arquivos.